Zakres dokumentów niezbędnych do przedłożenia w kancelarii w celu przygotowania czynności notarialnych ustalany jest indywidualnie z każdym klientem z uwzględnieniem wymogów wynikających z przepisów prawa.
Przy każdej czynności wymagane jest okazanie dokumentu, na podstawie którego stwierdzimy tożsamość strony. W przypadku obywateli polskich może to być wyłącznie dowód osobisty albo paszport, zaś w przypadku cudzoziemców paszport, dokument odpowiadający polskiemu dowodowi osobistemu, bądź karta pobytu.
Dokumenty wymagane do niektórych czynności:
- testament – dane osoby powołanej do spadku (imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL)
- umowa majątkowa małżeńska tzw. „intercyza” – odpis skrócony aktu małżeństwa,
- pełnomocnictwo – informacje dotyczące zakresu pełnomocnictwa.
- w przypadku umów, których przedmiotem są lokale stanowiące odrębną nieruchomość (umowa darowizny, sprzedaż), potrzebny jest numer księgi wieczystej oraz podstawa nabycia (dokument, na podstawie którego obecny właściciel nabył lokal np. akt notarialny umowy kupna); dodatkowo przy umowie sprzedaży wymagane jest podanie wysokości i sposobu zapłaty ceny (kredyt, gotówka własna), terminu wydania kupującemu, gdy zaś nieruchomość nabywana jest za środki pochodzące z kredytu a zabezpieczeniem jego spłaty ma być hipoteka ustanowiona w akcie notarialnym, wymagane są: oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz pełnomocnictwa osób sporządzających takie oświadczenie
- w przypadku nieruchomości gruntowych (działki gruntu, działki gruntu zabudowanej budynkami) poza podstawą nabycia i numerem księgi wieczystej, niezbędne są dodatkowo: zaświadczenie o planie zagospodarowania przestrzennego oraz wypis i wyrys z rejestru gruntów;
- pozostałe dokumenty zależą od rodzaju umowy (ustalane indywidualnie z klientem – telefonicznie lub w drodze e-mailowej)